Conditions générales d'utilisation

Les présentes conditions générales d'utilisation (ci-après « CGU ») encadrent l'utilisation du service Form2Kobo accessible à l'adresse https://form2kobo.com. Toute inscription et toute utilisation du service impliquent l'acceptation sans réserve des présentes CGU par l'utilisateur.

01 — Objet

Form2Kobo est un service en ligne permettant la conversion automatisée de documents (Word, PDF, texte brut) en fichiers XLSForm compatibles avec la plateforme KoboToolbox. Le service est édité par Sylvain HOUNWANOU (voir les Mentions légales).

02 — Acceptation et opposabilité

L'accès au service est conditionné à l'acceptation préalable et expresse des présentes CGU. Lors de son inscription, l'utilisateur valide une case dédiée attestant qu'il a pris connaissance des CGU et qu'il les accepte sans réserve. À défaut d'acceptation, l'utilisateur renonce à accéder au service.

Les CGU applicables sont celles en vigueur au jour de la connexion ou de l'utilisation du service. L'éditeur se réserve le droit de les modifier à tout moment pour refléter l'évolution du service, des prestataires ou de la réglementation applicable. Les modifications substantielles seront notifiées aux utilisateurs par courriel ou via leur espace personnel au moins quinze (15) jours avant leur entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après cette date vaut acceptation des nouvelles CGU.

03 — Description du service

Le service permet :

• La conversion automatisée de questionnaires en fichiers XLSForm prêts à être importés dans KoboToolbox
• La gestion d'un espace personnel regroupant l'historique des conversions et leurs statuts
• L'achat de crédits de conversion via les prestataires FedaPay et Moneroo
• Le téléchargement des fichiers XLSForm générés
• Le support utilisateur par courriel et WhatsApp

La conversion d'un document est traitée par un prestataire tiers (Make.com) sur infrastructure européenne. La durée de traitement est plafonnée à 20 minutes au-delà desquelles la conversion est automatiquement marquée en échec.

04 — Compte utilisateur

La création d'un compte nécessite une adresse email valide, un prénom et un nom. L'authentification s'effectue uniquement au moyen d'un code à usage unique (OTP) envoyé par email : aucun mot de passe n'est à définir ni à mémoriser.

• Une seule inscription par adresse email est autorisée
• L'utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à les tenir à jour
• Les comptes administrateurs disposent de droits étendus réservés à l'éditeur
• Les adresses email dites « jetables » sont rejetées automatiquement

L'utilisateur peut demander la suppression de son compte à tout moment en écrivant à [email protected].

05 — Système de crédits

L'utilisation du service repose sur un système de crédits prépayés.

• 5 crédits offerts à l'inscription permettent une première conversion sans paiement
• Chaque conversion consomme 5 crédits (valeur par défaut ; susceptible d'évolution avec notification préalable des utilisateurs)
• Les crédits sont achetables à l'unité ou sous forme de packs via FedaPay ou Moneroo
• Les crédits n'ont pas de date d'expiration
• Les prix sont affichés dans la devise sélectionnée par l'utilisateur, avec une devise de référence en USD

06 — Tarifs et devises

Les tarifs applicables aux packs de crédits sont ceux affichés sur la page Tarifs du site et dans l'espace de facturation au moment de la commande. La devise de référence est le dollar américain (USD). Les autres devises disponibles sont proposées à titre indicatif sur la base du taux de change en vigueur ; le montant effectivement débité par le prestataire de paiement peut légèrement varier en fonction de ses propres règles de conversion et des frais bancaires appliqués par l'établissement de l'utilisateur.

Toute évolution tarifaire est sans effet sur les crédits déjà acquis avant la date d'entrée en vigueur des nouveaux tarifs.

07 — Paiement et remboursement

Les paiements sont traités exclusivement par les prestataires FedaPay et Moneroo, sur leurs environnements sécurisés. Form2Kobo ne collecte, ne stocke et ne traite aucune donnée bancaire (numéro de carte, cryptogramme, identifiants Mobile Money).

Les achats de crédits ne sont pas remboursables une fois la transaction confirmée, sauf obligation légale contraire. Les crédits acquis restent utilisables sans limite de durée. Une facture récapitulant la transaction est générée automatiquement et mise à disposition de l'utilisateur dans son espace personnel.

En revanche, les crédits consommés pour une conversion font l'objet d'un remboursement automatique en crédits dans les cas suivants :

• Dépassement du délai de 20 minutes sans livraison du fichier (timeout)
• Échec du traitement signalé par le prestataire de conversion

Si le service de conversion est injoignable au moment de la soumission, aucun crédit n'est débité et la conversion n'est pas engagée. Toute contestation relative à un paiement ou à une conversion doit être adressée à [email protected] dans un délai de trente (30) jours à compter de la transaction concernée.

08 — Règles d'usage

• Formats acceptés : PDF, TXT, DOC, DOCX
• Taille maximale par fichier : 5 Mo
• Une seule conversion active à la fois par utilisateur : une nouvelle conversion ne peut être soumise qu'après la clôture de la précédente
• Le contexte déclaré (ONG, recherche, entreprise, etc.) doit correspondre à un des contextes prédéfinis proposés par la plateforme

L'utilisateur s'engage à :

• Ne soumettre que des documents dont il détient les droits ou pour lesquels il dispose d'une autorisation
• Ne pas utiliser le service à des fins illicites, frauduleuses, diffamatoires ou contrevenant aux droits de tiers
• Ne pas tenter de contourner les limitations techniques du service (rate limiting, quotas, authentification)
• Ne pas inclure dans les questionnaires soumis de données de catégories particulières au sens de l'article 9 du RGPD (origine ethnique, opinions politiques, convictions religieuses, santé, biométrie, orientation sexuelle, etc.)

09 — Propriété intellectuelle

Le fichier XLSForm généré par le service appartient à l'utilisateur. Celui-ci peut l'utiliser, le modifier, le distribuer et le déployer sans restriction, dans le respect des droits de tiers éventuellement attachés au contenu source.

En revanche, la marque « Form2Kobo », le logo, l'identité visuelle, les textes du site, son code source et ses interfaces restent la propriété exclusive de l'éditeur. Toute reproduction ou exploitation non autorisée est interdite.

10 — Données personnelles

Le traitement des données personnelles de l'utilisateur et des tiers dont il collecte les données via ses questionnaires est décrit en détail dans la Politique de confidentialité, que l'utilisateur reconnaît avoir lue.

11 — Responsabilité

L'éditeur est soumis à une obligation de moyens, non de résultat. Il s'efforce d'assurer un service disponible et fonctionnel, mais ne peut garantir un accès ininterrompu, ni l'absence totale d'erreurs dans le fichier XLSForm généré. L'utilisateur reconnaît qu'Internet peut comporter des aléas techniques (latence, perte de connexion, défaillance d'un prestataire tiers) indépendants de la volonté de l'éditeur.

L'éditeur ne peut être tenu responsable :

• Des interruptions de service liées à la maintenance, aux prestataires tiers (hébergement, conversion, paiement, email, DNS) ou à un cas de force majeure tel que défini à l'article 12
• De la qualité ou de l'exactitude du fichier XLSForm généré, celui-ci étant produit de manière automatisée à partir du document soumis
• Du contenu des documents soumis par les utilisateurs et des données personnelles qu'ils peuvent contenir
• De l'utilisation faite par l'utilisateur du fichier XLSForm généré ou des données collectées au moyen de celui-ci
• De tout dommage indirect, y compris perte de données, perte d'exploitation, perte de chance ou atteinte à l'image

Il appartient à l'utilisateur de vérifier le fichier généré avant son déploiement opérationnel. Dans tous les cas où la responsabilité de l'éditeur serait reconnue, celle-ci sera limitée au montant effectivement payé par l'utilisateur au titre des douze (12) mois précédant le fait générateur du litige.

12 — Force majeure

Aucune des parties ne pourra être tenue responsable d'un manquement à ses obligations résultant d'un cas de force majeure au sens de la jurisprudence applicable, notamment : catastrophe naturelle, pandémie, conflit armé, acte terroriste, décision d'une autorité publique, coupure générale d'électricité ou d'accès à Internet, défaillance prolongée d'un prestataire tiers essentiel au fonctionnement du service (hébergement, conversion, paiement, email). En cas de force majeure, l'exécution des obligations contractuelles est suspendue pendant la durée de l'événement. Si la force majeure se prolonge au-delà de trente (30) jours, chacune des parties pourra résilier le contrat de plein droit, par simple notification écrite.

13 — Suspension et résiliation

L'éditeur se réserve le droit de suspendre ou de résilier sans préavis et sans indemnité le compte d'un utilisateur :

• En cas de non-respect des présentes CGU
• En cas d'utilisation frauduleuse ou abusive du service
• En cas de tentative de contournement des mécanismes de sécurité ou de facturation
• Sur demande d'une autorité compétente

L'utilisateur peut de son côté résilier son compte à tout moment en écrivant à [email protected]. Les crédits non consommés ne donnent pas lieu à remboursement monétaire en cas de résiliation à l'initiative de l'utilisateur.

14 — Durée

Les présentes CGU sont conclues pour une durée indéterminée à compter de l'acceptation par l'utilisateur. Elles restent en vigueur tant que l'utilisateur dispose d'un compte actif sur le service.

15 — Preuve des échanges

L'utilisateur reconnaît expressément que les journaux électroniques conservés par l'éditeur et ses prestataires (notamment l'adresse IP, le user-agent, les horodatages, le contenu des codes OTP envoyés, les actions effectuées dans l'espace personnel, les transactions de paiement et de crédits) constituent des éléments de preuve recevables et opposables en cas de litige, sous réserve de leur authenticité.

16 — Nullité partielle

Si une ou plusieurs stipulations des présentes CGU étaient déclarées invalides ou inopposables par une décision de justice, cette invalidité n'affecterait pas les autres stipulations, qui conserveraient leur plein effet.

17 — Liens hypertextes

Le site peut contenir des liens vers des sites tiers (KoboToolbox, prestataires de paiement, documentation, réseaux sociaux). Ces liens sont fournis à titre informatif : l'éditeur n'exerce aucun contrôle sur ces sites et ne saurait être tenu responsable de leur disponibilité, de leur contenu ou des pratiques de leurs éditeurs en matière de données personnelles.

18 — Droit applicable et juridiction

Les présentes CGU sont régies par le droit de la République du Bénin. Toute difficulté relative à leur interprétation ou à leur exécution devra, préalablement à toute action contentieuse, faire l'objet d'une tentative de résolution amiable par échange de courriels à l'adresse [email protected]. À défaut de résolution dans un délai de trente (30) jours à compter de la première notification, les tribunaux compétents de Cotonou seront seuls saisis.

Conformément aux dispositions impératives applicables, les utilisateurs consommateurs résidant dans l'Union européenne conservent le bénéfice des règles protectrices de leur droit national et peuvent saisir les juridictions de leur lieu de résidence.

19 — Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU, l'utilisateur peut écrire à [email protected]. L'éditeur s'engage à apporter une réponse dans un délai raisonnable, et au plus tard sous trente (30) jours. Les coordonnées complètes de l'éditeur et de l'hébergeur sont disponibles dans les Mentions légales.

Document contractuel applicable à compter de la date d'entrée en vigueur mentionnée en en-tête. Contact : [email protected].